Afin de consolider sa structure et de soutenir son développement, l’ACEE souhaite accueillir une personne qui agira comme véritable bras droit de la direction générale.
Votre rôle
Relevant de la direction générale, vous assurez la coordination des fonctions administratives, financières et organisationnelles de l’Association. Vous contribuerez à structurer les opérations, à soutenir la gouvernance et à assurer le suivi rigoureux des priorités organisationnelles.
Votre contribution permettra à la direction générale de consacrer davantage de temps au développement de l’ACEE, à ses partenariats stratégiques et à son rayonnement.
Principales responsabilités
Administration et opérations
- Coordonner les activités administratives et les principaux échéanciers de l’Association
- Développer, documenter et améliorer les processus et outils de gestion
- Assurer le maintien des contrats, assurances, registres et documents administratifs
- Superviser la gestion documentaire et les plateformes collaboratives
- Coordonner les relations administratives avec les fournisseurs de services
Gouvernance
- Préparer les rencontres du conseil d’administration et de ses comités
- Produire les ordres du jour, la documentation et les dossiers décisionnels
- Assurer le suivi des résolutions et des plans d’action
- Maintenir à jour les politiques, procédures et documents de gouvernance
- Coordonner les assemblées générales et veiller au respect des obligations administratives et réglementaires
Gestion financière et reddition de comptes
- Assurer le suivi budgétaire avec la direction générale et la firme comptable
- Participer à la préparation des budgets annuels et des tableaux de bord
- Effectuer le suivi administratif des subventions et des conventions de financement
- Coordonner les redditions de comptes auprès des bailleurs de fonds
- Assurer le suivi des paiements, des pièces justificatives et des engagements financiers
Ressources humaines et coordination organisationnelle
- Soutenir les processus de recrutement, d’accueil et d’intégration
- Maintenir les dossiers administratifs des membres de l’équipe
- Coordonner les suivis relatifs aux employés, aux stagiaires et aux bénévoles
- Participer à l’amélioration des pratiques de gestion des ressources humaines
- Assurer le suivi des mandats confiés aux fournisseurs externes
Soutien à la direction générale
- Agir comme principal partenaire de gestion de la direction générale
- Préparer les dossiers stratégiques et les documents d’aide à la décision
- Coordonner les priorités organisationnelles et le suivi des principaux projets
- Assurer les suivis découlant des rencontres et engagements de la direction générale
- Contribuer à l’évolution de la structure et aux projets de développement de l’Association
Profil recherché
Nous recherchons une personne reconnue pour sa rigueur, son jugement et sa capacité à structurer les activités d’une organisation en évolution. Vous possédez notamment :
- Un baccalauréat en administration, gestion, comptabilité, ressources humaines ou dans un domaine connexe
- Au moins cinq années d’expérience pertinente
- Une expérience en coordination administrative, en gestion des opérations ou en développement organisationnel
- Une excellente capacité d’organisation, de planification et de suivi
- De solides aptitudes en analyse, en synthèse et en rédaction
- Une excellente maîtrise du français
- Une bonne maîtrise de Microsoft 365 et des plateformes collaboratives
- Un leadership mobilisateur, de l’autonomie et un excellent jugement
Une expérience au sein d’un organisme à but non lucratif ou d’une organisation financée par des fonds publics constitue un atout.
Conditions de travail
- Poste permanent à temps plein
- Horaire de 35 heures par semaine
- Mode de travail hybride
- Rémunération selon les compétences et l’expérience
- Entrée en fonction : à convenir
- Déplacements occasionnels au Québec lors d’activités ou d’événements
Pour soumettre votre candidature
Veuillez transmettre votre curriculum vitæ accompagné d’un court texte présentant votre intérêt pour le poste à touzelp@acee.qc.ca, en indiquant « Direction adjointe – Administration et opérations » dans l’objet du courriel.
Les candidatures seront traitées de façon confidentielle. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.