La division des tâches
Bien diviser les tâches entre les membres du groupe est la base d’une bonne planification. En plus d’assurer l’avancement du projet, savoir quelle tâche revient à qui crée un sentiment de responsabilité qui favorise l’engagement des organisateurs. En effet, quand on sent que la réussite ou l’échec de l’événement est de notre ressort, on a tendance à considérer davantage les impacts de nos actions.
La communication
La communication est primordiale tout au long du processus d’organisation. Pour ce faire, il faut choisir le bon outil. Idéalement, choisissez une plateforme où vous pouvez échanger pour vous tenir au courant de l’évolution du projet, mais où vous pouvez aussi déposer des documents de travail qui vous ont servi et pourront servir pour une prochaine édition.
La mobilisation et la motivation
Mobiliser les étudiants autour d’un projet et les garder motivés tout du long peut être complexe. Les participants à la discussion ont toutefois soulevé des pistes de solution :
- laisser les étudiants choisir un projet en adéquation avec leurs intérêts;
- bâtir un projet réaliste, notamment en fonction du temps que les étudiants sont prêts à mettre dans le projet;
- favoriser un sentiment de compétence chez les étudiants en leur offrant l’encadrement et les outils nécessaires.
La méthode du « cupcake – gâteau de fête – gâteau de mariage »
La méthode du « cupcake – gâteau de fête – gâteau de mariage », c’est une manière de travailler un projet afin de le rendre plus réaliste ou plus ambitieux, selon les ressources disponibles pour le réaliser. Voici comment l’appliquer :
- Dessiner un tableau de trois colonnes et trois lignes (neuf cases).
- Décrire le projet tel que vous l’imaginez en ce moment dans la colonne « gâteau de fête », en réfléchissant aux trois aspects suivants:
– CONTENU : C’est quoi le projet?
– CONTENANT : Comment le projet sera réalisé? (ressources nécessaires, étapes, échéancier…)
– PORTÉE : À qui s’adresse le projet? (public cible, nombre de gens touchés…)
- Pour rendre le projet davantage accessible et réaliste, tournez votre attention vers les trois cases de la colonne «cupcake» pour imaginer la version « MVP » du projet – la version la plus simple possible. Posez-vous les questions suivantes:
– CONTENU : Qu’est-ce qu’il faut absolument garder tel quel dans le projet? Qu’est-ce qui peut être abandonné pour faciliter le projet sans en changer l’essence?
– CONTENANT : Comment peut-on faciliter la réalisation du projet? (ex.: éliminer des étapes, se donner plus de temps…)
– PORTÉE : Peut-on réduire la portée du projet pour le rendre plus facile à réaliser?
- Pour rendre le projet plus ambitieux, remplissez les trois cases de la colonne « gâteau de mariage ». Posez-vous plutôt la question: si tout était possible et qu’on n’avait aucune contrainte, que ferait-on différemment/de plus?
Et voilà! Vous êtes désormais équipés de trois plans du même projet, vous permettant de l’adapter à votre contexte actuel en fonction des ressources auxquelles vous avez accès, tout en maintenant son essence!
Plein d’outils à votre disposition
Besoin d’un coup de main pour bien planifier vos projets? Notre boîte à outils contient des outils pour vous aider :
- guide d’organisation d’événements (et sa checklist)
- gabarit de budget
- échéancier de projets
- gabarit de demande de financement
Visionnez aussi la vidéo Comment planifier un projet réussi pour les meilleurs conseils de nos coordos.
Pour finir, échanger avec d’autres clubs et partager des bonnes pratiques est une excellente façon de trouver des solutions aux enjeux que vous rencontrez. Faites-le entre autres dans le cadre de nos Midis inspi! Le prochain aura lieu le 17 mars et portera sur le thème de la relève.